Tietosuojaseloste

Laadittu 3.4.2018. Viimeisin muutos 12.10.2023.

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan Tecinspire Oy:n asiakasyritysten ja markkinoinnin kohteena olevien yritysten (potentiaalisten asiakkaiden) edustajien henkilötietojen keräämisestä, käsittelystä, säilyttämisestä, siirtämisestä ja suojaamisesta sekä rekisteröidyn oikeuksista.

Me Tecinspiressa sitoudumme noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä kansallisia ja kansainvälisiä säännöksiä, muun muassa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta.

Voimme muuttaa tietosuojaselostetta julkaisemalla päivitetyn version verkkosivuillamme. Verkkosivuston ja sen liitännäisten palvelujen jatkuva käyttö uuden version julkaisun jälkeen katsotaan muokattujen ehtojen hyväksynnäksi.

1. Rekisterinpitäjä

Tecinspire Oy

Y-tunnus: 2805770-3

Teknologiantie 18 A, 90590 Oulu

info (at) tecinspire.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Toimitusjohtaja Teemu Kivioja

teemu.kivioja (at) tecinspire.com

3. Rekisterin nimi

Tecinspire Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Mihin henkilötietoja käytetään?

Asiakasyritysten edustajien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen hallinta ja tiettyjen lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.

Tietoja käsitellään mm. palveluiden tuottamiseksi ja toimittamiseksi, laskutusta ja perintää varten, reklamaatioiden käsittelemiseksi, asiakastuen antamiseksi, asiakasviestinnässä ja asiakaspalvelun kehittämiseksi.

Markkinoinnin kohteena olevien asiakasyritysten henkilötietoja käsitellään mm. yrityksemme ja yhteistyökumppaneidemme palvelujen markkinoimisessa ja palvelujen kehittämisessä.

Henkilötietoja kerätään vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen rekisterinpitäjän käyttötarpeen täyttämiseksi.

5. Mitä henkilötietoja rekisteriin kerätään?

Asiakas- ja markkinointirekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

henkilön nimi
asema / titteli
yritys / organisaatio
puhelinnumero
sähköpostiosoite
toimipaikan osoite
suostumustiedot
evästeiden avulla kerättävät tiedot
tiedot tilatuista / ladatuista asiantuntijamateriaaleista
yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot
www-sivustojen osoitteet
verkkoyhteyden IP-osoite tai muu tunniste
sivustolle saapumiseen, sivustolla viipymiseen ja yksittäisten sivujen käyttöön liittyvät tiedot
tunnukset / profiilit sosiaalisen median palveluissa
sosiaalisten median käyttöön liittyvät tiedot

Edellisten tietojen lisäksi asiakasyrityksistä ja niiden edustajista tallennettavia tietoja ovat:

tiedot hankituista palveluista ja niiden muutoksista
asiakaspalautteeseen tiedot
laskutukseen liittyvät tiedot
muut asiakassuhteeseen ja palveluihin liittyvät tiedot

6. Mistä lähteistä tietoja kerätään?

Asiakas- ja markkinointirekisteriín kerätään henkilötietoja pääasiassa rekisteröidyltä itseltään yhteydenottojen, palveluiden käytön, tapahtumien ja koulutusten yhteydessä.

Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä ja rekistereistä, verkkosivuilta, sosiaalisen median kanavista, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Tecinspiren verkkosivustolla ja sosiaalisen median kanavissa kerätään kävijätietoa, jota voidaan yhdistää asiakas- ja markkinointirekisteriin tallennetuihin henkilötietoihin. Tietoja kerätään esimerkiksi Google Analyticsin, Hubspotin, ActiveCampaignin, Dealfrontin (ent. Leadfeeder) ja muiden markkinointiteknologioiden avulla.

Verkkosivustolla käytettävien evästeiden tietoja kerätään Cookiebot-työkalun avulla. Evästeistä ja niiden avulla kerättävistä tiedoista kerrotaan tarkemmin verkkosivustolla olevalla Evästeseloste-sivulla.

7. Millä perusteella henkilötietoja käsitellään?

Tecinspirella on tietosuojalain edellyttämä peruste henkilötietojen käsittelyyn, kun:

Asiakasyritysten edustajien henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus, jossa rekisteröidyn edustama yritys on osapuolena;

Käsittely on tarpeen sellaisen asiakasyrityksen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolen, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä;

Markkinoinnin kohteena olevien yritysten edustajien henkilötietoja käsitellään joko rekisteröidyn itsensä antaman suostumuksen tai oikeutetun etumme perusteella;

Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn tiettyä tarkoitusta/tarkoituksia varten;

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen suojaamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut; tai

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeutettu etu perustuu tarpeeseen tehdä suoramarkkinointia ja elinkeinon harjoittamisen vapauteen. Yritysten ja organisaatioiden edustajiin kohdistettu suoramarkkinointi on EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus ja vastustaa oikeutetun edun perusteella kerättyjen henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyn oikeuksista kerrotaan tarkemmin kohdassa 11: Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

8. Siirretäänkö tai luovutetaanko henkilötietoja?

Pääsääntöisesti markkinointi- ja asiakasrekisterin henkilötietoja käsittelevät Tecinspiren henkilökunnan edustajat.

Tecinspire voi siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen tai alihankkijoilleen, joiden kanssa on tehty toimeksiantosopimus ja jotka ovat sitoutuneet noudattamaan tätä rekisteriselostetta. Näissäkin henkilötietojen siirtotilanteissa Tecinspire pysyy henkilötietojen rekisterinpitäjänä, jonka lukuun kolmasosapuoli käsittelee henkilötietoja.

Tällaisia tahoja ovat esimerkiksi tietojen tallentamiseen tarkoitetut konesali- ja pilvipalvelut, käyttämiemme IT-järjestelmien (esim. Netvisor, Clickup, HubSpot) toimittajat sekä kirjanpidon, myynnin ja markkinoinnin tueksi ostetut ulkoiset palvelut (esim. Myynninmaailma, Verkkoasema).

Tietoja voidaan siirtää lainmukaisilla perusteilla myös EU:n tai ETA:n ulkopuolisille tahoille (esim. pilvipalvelut), jotka ovat sitoutuneet noudattamaan yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Tietoja voidaan luovuttaa sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi sekä lain tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olemme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.

9. Miten pitkään tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja markkinointirekisterissä vain sen ajan, joka tarvitaan tässä selosteessa kuvattuihin käyttötarkoituksiin. Henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun niiden säilyttämiselle ei ole perustetta mutta kuitenkin viimeistään 6 kk kuluessa tästä.

Asiakasyritysten edustajien henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin tilattujen palveluiden tuottaminen, kirjanpitolaki tai muu lainsäädäntö sitä edellyttävät.

10. Miten tiedot suojataan?

Rekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot on suojattu asianmukaisesti. Henkilötiedot on suojattu ulkopuolisten käytöltä palomuurein, virustorjuntaohjelmin, henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

Henkilötietoja voidaan siirtää vain rajoitetusti ja sopimusten perusteella yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme. Sopimuskumppaneidemme tulee sitoutua riittävän tietoturvan toteuttamiseen ja kaikilta osin henkilötietojen lainmukaiseen käsittelyyn.

Tecinspire huolehtii siitä, että henkilötietoja käsittelevät vain ne Tecinspiren valtuuttamat henkilöt, joiden työnkuvaan se kuuluu. Henkilötietojen käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

11. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on?

11.1. Oikeus kieltää suoramarkkinointi

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus, milloin tahansa:

saada tieto hänen henkilötietojensa käsittelystä;
saada pääsy hänen omiin tietoihinsa ja tarkastaa häntä itseään koskevat, Tecinspiren käsittelemät henkilötiedot;
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötietonsa oikaisua sekä tietojensa täydentämistä;
vaatia tietojensa poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.

Kaikkia edellä mainittuja rekisteröidyn oikeuksia koskevat vaatimukset tai kysymykset tulee osoittaa kohdassa 1 Rekisterinpitäjä ilmoitettuun yhteydenottosähköpostiin.

Jokaisessa Tecinspiren lähettämässä suorasähköpostissa on linkki, josta voi estää suorapostitukset jatkossa.

11.2. Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Jokaisella on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu.

11.3. Oikeus vaatia tiedon oikaisemista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi)

Tecinspire poistaa, oikaisee tai täydentää käsittelyn kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä.

11.4. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoittamisesta esimerkiksi silloin, kun hän kiistää henkilötietojensa paikkaansa pitävyyden ja vaatii henkilötietojensa oikaisua tai poistoa. Tällöin kyseisiä henkilötietoja saa vain säilyttää, ei käsitellä muutoin. Käsittelyn rajoittaminen varmistetaan teknisin toimenpitein.

Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, Tecinspire ilmoittaa siitä rekisteröidylle.

11.5. Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Mikäli Tecinspire käsittelee henkilötietoja yleisen edun tai oikeutetun etunsa perusteella, rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi rekisteröidyn oikeudet, tai käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi.

11.6. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kuin rekisteröity on itse antanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

11.7. Oikeus peruttaa suostumus

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Tecinspirelle.

11.8. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa hänen asuinpaikkansa tai työpaikkansa sijaitsee, mikäli hän katsoo, että Tecinspire ei ole käsitellyt hänen henkilötietojaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Suomessa valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

12. Oikeuksia koskevat pyynnöt

Kaikkia edellä mainittuja rekisteröidyn oikeuksia koskevat vaatimukset tai kysymykset tulee osoittaa kohdassa 1 Rekisterinpitäjä ilmoitettuun yhteydenottosähköpostiin.

Tecinspire voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Tecinspire vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).